Nuova procedura per la redazione e sottoscrizione del verbale informatico
La Riforma Cartabia ha modificato, tra l’altro, le norme che regolano la mediazione in modalità telematica e, in particolare, la redazione e sottoscrizione del verbale informatico degli incontri tenuti a distanza da remoto e che, entreranno in vigore a partire dal prossimo 30 giugno 2023, con le modalità indicate dal nuovo art. 8-bis del d.lgs. n. 28 del 2010.
La novella stabilisce che l’organismo di mediazione, ed il mediatore che cura il singolo procedimento, devono attenersi alle norme previste dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) per la trasmissione degli atti relativi al procedimento di mediazione, ed ovvero trasmissione attraverso l’utilizzo di sistemi di posta elettronica certificata (PEC) o equivalenti; inoltre anche la conservazione della documentazione relativa al procedimento deve rispettare la normativa Cad e la sua esibizione sarà consentita se correttamente richiesta. In sintesi, sia la conservazione, sia l’esibizione dei documenti, devono effettuarsi a mezzo di documenti informatici, come disposto dall’art. 43 del citato codice.
Con la riforma, dunque, il procedimento di mediazione può svolgersi in modalità telematica, o in modalità mista (cioè con alcune parti in presenza ed altre in collegamento da remoto), purché anche solo una delle parti lo richieda, superando il necessario consenso di tutte le parti.
Inoltre, il terzo comma del nuovo art. 8-bis del d.lgs. 28/2010 dispone che sia onere del mediatore formare il documento informatico contenente il verbale (e l’accordo eventualmente raggiunto) e trasmetterlo alle parti, al fine di permetterne la sottoscrizione da parte di queste ultime. In questo caso la sottoscrizione del verbale informatico di mediazione deve essere effettuata tramite firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata. Il verbale, poi, deve essere trasmesso anche agli avvocati delle parti, ove intervenuti (ad esempio, nella procedura di mediazione delegata ordinata dal giudice), e da questi sottoscritto. Una volta sottoscritto dalle parti e, se necessario (mediazione obbligatoria), dai loro avvocati, il file contenente il verbale informatico sottoscritto deve tornare al mediatore, che vi appone la propria firma nelle medesime modalità sopra descritte. Lo stesso mediatore, successivamente, provvede a trasmettere il verbale informatico di mediazione così sottoscritto alle parti, ai loro legali e alla segreteria dell’organismo di mediazione, che, come abbiamo visto più sopra, provvederà alla sua conservazione e all’eventuale successiva esibizione a richiesta.